В моей практике репетиторства и языкового коучинга у студентов неоднократно возникали вопросы с написанием деловых писем. Раньше я давала им полезные ресурсы. Но теперь решила собрать информацию в своей статье, чтобы всё было представлено удобно на одной странице.
Эта статья — именно конструктор. Вы можете не читать её от и до, а использовать те шаблоны, которые более уместны в вашей ситуации, а ненужное в данный момент просто пролистывать. А тех, кто всё же просмотрит статью до конца, в середине ждёт секрет ускорения составления писем, а в последней части — лайфхак от меня. Итак, приступим.
- Основные правила делового электронного письма на английском языке
- Тема письма
- Структура делового письма
- Как начать электронное письмо — фразы для обращения
- Фразы после обращения
- Спрашиваем о делах
- Представляемся, если пишем незнакомцу
- Делаем отсылку к предыдущему общению
- Благодарим за сообщение
- Отвечаем на запрос
- Обозначаем контекст, почему пишем
- Делаем отсылку к факту, знакомому адресату
- Информируем
- Подтверждаем
- Просим предоставить информацию или дать совет
- Объясняем и проясняем
- Основная часть электронного письма
- Заключительная часть письма
- Просьба к действию
- Предложение или совет
- Вложения
- Извинения
- Предложение помощи
- Надежда на скорую встречу
- Выражение срочности
- Подпись
- Лайфхак от языкового коуча
Основные правила делового электронного письма на английском языке
При написании электронных писем такого рода руководствуются общими правилами деловой переписки. В целом, соблюдается тот же стиль, что и у обычных писем и факсов. Есть нюансы для email, которые стоит учитывать:
- Письмо должно быть вежливым, но при этом лаконичным и ясным.
- Используйте активные формы глаголов место пассивных и недлинные предложения. Не стоит использовать идиомы. Эти советы и помогут добиться ясности и лаконичности.
- Используйте общие слова, а не технические термины или профессиональный жаргон, когда пишете человеку из другой сферы деятельности.
- В целом, неформальный тон, аббревиатуры и отсутствие официального приветствия типичны для электронной переписки (дополнительно смотрите конец этой статьи).
- Проверяйте лексику, орфографию и пунктуацию, а также имя получателя.
- В одном письме пишите об одном деле или вопросе.
- Пишите структурно. Разделяйте абзацы пробелами. Это общепринятый тон в письменном английском.
- Главную мысль поставьте в начало перед основной частью, чтобы адресат мог вычленить её из общего текста.
- Не используйте несколько разных по начертанию и цвету шрифтов – такое письмо не будет восприниматься как деловое.
- В целом, электронные письма обычно короче официальных бумажных. Однако при написании письма необходимо учитывать многие факторы, например: страна или национальность адресата, знакомы ли вы и переписывались ли раньше. Так, восточные страны требуют максимальной вежливости, Европа также привычна к достаточно вежливому формату. В США ценятся максимально короткие письма по делу и более простые словесные конструкции.
Тема письма
Очень важно не забыть написать тему письма в поле Subject (Тема). При отсутствии темы письмо могут удалить. Или это будет воспринято как очевидное нарушение этикета переписки. Тема должна кратко отражать суть письма.
Не забудьте указывать тему при ответе на каждое письмо, чтобы заголовок не выглядел как: Re:.
Структура делового письма
Общая структура делового письма на английском следующая:
- Приветствие.
- Отсылка к предыдущему контакту или причина написания письма.
- При необходимости предыстория вопроса, по поводу которого пишете.
- Основная мысль.
- Дополнительные пункты (опционально).
- Просьба о дальнейших действиях или предложение помощи.
- Стандартное завершение (подпись типа с уважением).
Ниже предлагаю общеупотребительные фразы для каждого раздела письма.
Как начать электронное письмо — фразы для обращения
| На английском | На русском | Примечание |
|---|---|---|
| Dear Mr. Smith, или Dear John,Dear Ms.Smith, или Dear Mary, | Уважаемый господин Смит или Уважаемый ДжонУважаемая госпожа Смит | После обращения запятая. Ms. универсально подходит для замужней и незамужней женщины |
| Dear Sir,Dear Madam, | Уважаемый господинУважаемая госпожа | Если имя адресата неизвестно |
| Dear Sir or Madam, | Уважаемый господин или госпожа | Если не знаете пол и имя лица, к которому обращаетесь |
| To Whom It May Concern: | Кого это касается | Если не знаете, к кому обратиться по данному вопросу. Обратите внимание на двоеточие после обращения |
| Dear partners, / Dear managers, | Уважаемые партнёры / Уважаемые менеджеры | Можно использовать при обращении к группе людей |
| Hi / Hello / Hey John | Привет, Джон! | Если вы хорошо знакомы с адресатом и находитесь в дружеских отношениях. Вариант подходит для более неформального стиля |
Фразы после обращения
- После обращения принято поинтересоваться, как дела у собеседника, если вы инициатор переписки. Если вы этого не сделаете, письмо будет восприниматься грубым. Кроме случая, когда вы пишете жалобу. Тут вопрос о делах неуместен.
- Обозначьте, кто вы и по какому вопросу пишете. Представьтесь (My name is…), если пишете собеседнику впервые.
- Если вы отвечаете на полученное письмо, то после приветствия можно поблагодарить за сообщение.
Вот набор распространённых фраз вам на вооружение для разных случаев:
Спрашиваем о делах
| На английском | На русском |
|---|---|
| Trust this email finds you well (формально) | Надеюсь, у вас всё хорошо |
| I hope you are doing well (полуформально) | Надеюсь, у вас всё хорошо |
Представляемся, если пишем незнакомцу
| На английском | На русском |
|---|---|
| My name is … I am writing in connection with… | Меня зовут… Я пишу в связи с… |
| My name is … I am writing to enquire about … | Меня зовут… Я пишу, чтобы узнать о… |
Делаем отсылку к предыдущему общению
| На английском | На русском |
|---|---|
| With reference to your letter, I … | В ответ на ваше письмо я… |
| As per our phone conversation…Following our phone conversation, I … | В продолжение нашего телефонного разговора… |
| With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… (your article has been selected for publication) | Что касается нашего телефонного разговора в пятницу, я бы хотел(а) дать вам знать, что … (ваша статья была выбрана для публикации) |
| In response to your letter, I can confirm… | В ответ на ваше письмо могу подтвердить… |
| It was a pleasure meeting you at the conference last Monday | Был(а) рад(а) встретиться с вами на конференции в прошлый понедельник (вежливое напоминание, откуда мы знакомы) |
| With regard to your memo, I … | Что касается вашей записки, я… |
| I am writing with reference to your enquiry | Пишу со ссылкой на ваш запрос (отвечаю на ваш запрос) |
Благодарим за сообщение
| На английском | На русском |
|---|---|
| Thank you for your letter of … | Спасибо за письмо от… |
| Thank you for your email of 11th June, asking / enquiring about … | Спасибо за письмо (от 11 июня) с вопросом о… |
| Thank you for your email of 11th June, concerning / regarding … | Спасибо за письмо (от 11 июня) относительно… |
| Thank you for your letter in which you enquired about … | Спасибо за письмо, в котором вы спрашиваете о… |
| Thank you for your advice regarding… | Спасибо за ваш совет по поводу… |
| I am writing to thank you for your assistance. | Пишу, чтобы поблагодарить вас за помощь. |
| Thank you for your cooperation. (нейтрально) | Спасибо за сотрудничество |
| Thank you for the information you provided | Спасибо за информацию, которую вы предоставили (в предыдущем письме) |
| Thank you for contacting our company | Благодарим за обращение в нашу компанию |
| Thank you for the details … | Спасибо за подробности… |
| Thank you for your reply. (нейтрально) | Спасибо за ваш ответ |
| Thank you for your prompt reply | Спасибо за быстрый ответ |
| Thanks for getting back to me | Спасибо, что ответили мне |
Отвечаем на запрос
| На английском | На русском |
|---|---|
| As promised, I am sending you the … | Как и обещал, посылаю вам… |
| I am writing to provide the information you have requested | Направляю запрошенную вами информацию |
| In answer to your enquiry, I am enclosing information which I hope will be useful to you | В ответ на ваш запрос прилагаю информацию, которая, надеюсь, будет полезна |
| As you requested, I am enclosing a brochure about … | Как вы и просили, направляю брошюру о… |
| As you suggested, I am sending you my CV | Как вы и предложили, отправляю вам своё резюме |
Обозначаем контекст, почему пишем
| На английском | На русском |
|---|---|
| Your name was given to me by (source) | Ваш контакт мне предоставил (источник) |
| My colleague, Ivan Ivanov, suggested that I write to you concerning … | Мой коллега, Иван Иванов (указываем имя, которое должно быть знакомо адресату), предложил написать вам по поводу… |
| I have been advised to contact you regarding your … | Мне посоветовали обратиться к вам по вопросу… |
| I am interested in … (joining your … program) and would like to know… | Я заинтересован в… (участии в вашей программе) и хотел бы узнать… |
| I am the (Marketing Manager) of a (search engine optimisation) company, and I am writing to you to ask if your company would be interested in (promoting)… | Я (маркетолог) в компании, занимающейся (SEO-оптимизацией), и пишу узнать, заинтересована ли ваша компания в (продвижении)… Слова в скобках замените на подходящие в вашей ситуации |
Делаем отсылку к факту, знакомому адресату
| На английском | На русском |
|---|---|
| As you may already know / have heard, (the Production Division is merging with)… | Как вы, возможно, уже слышали, (производственный отдел объединяется с)… |
| As you may already be aware, (our company is planning to expand its operations into new markets next year) | Как вы, возможно, уже знаете, (в следующем году наша компания планирует расширить свою деятельность на новые рынки) |
| I wanted to inform you, as I believe you’re familiar with the project, that (we are making significant progress in implementing the new customer service system) | Я хотел сообщить вам, поскольку я полагаю, что вы знакомы с проектом, что (у нас значительный прогресс во внедрении новой системы обслуживания клиентов) |
| Given your involvement in our previous initiatives, I thought you’d be interested to hear about the (upcoming changes in our management team) | Учитывая ваше участие в наших предыдущих инициативах, я подумал, что вам будет интересно узнать о (предстоящих изменениях в нашей управленческой команде) |
| With your background in finance, I thought it would be pertinent to share our (updated investment strategy with you) | Учитывая ваш опыт работы в сфере финансов, я подумал, что было бы уместно поделиться с вами (нашей обновлённой инвестиционной стратегией) |
Информируем
| На английском | На русском |
|---|---|
| I am writing to inform you that … | Пишу, чтобы проинформировать вас о том, что… |
| It has come to our notice that … | До нашего сведения дошло, что… |
| Please be advised that … | Обратите внимание, что… |
| I am writing to advise you that … | Я пишу, чтобы сообщить вам, что… |
Подтверждаем
| На английском | На русском |
|---|---|
| I am writing to confirm … | Пишу, чтобы подтвердить… |
| I would like to confirm … | Я бы хотел(а) подтвердить… |
| Just confirming that …(неформальное подтверждение) | Просто подтверждаю, что… |
| I am happy to write to confirm our (agreement about the summer exhibition) | Рад(а) написать о подтверждении нашего c вами (соглашения в отношении летней выставки) |
Просим предоставить информацию или дать совет
| На английском | На русском |
|---|---|
| I would appreciate your advice on …I would be grateful for your advice concerning …I would appreciate your guidance on …I am seeking your advice on | Я был бы признателен за ваш совет по… |
| I am writing to enquire about …I am reaching out to request information about … | Пишу, чтобы узнать о… |
| Could you please provide me with additional details regarding …I would be interested to receive further details about …Please could you give me the necessary details concerning … | Все эти фразы — вариации просьбы прислать дополнительную информацию о чём-либо |
| If possible, could you share your insights on (the current market trends affecting our industry)? | Если возможно, не могли бы вы поделиться своим мнением о (текущих рыночных тенденциях, влияющих на нашу отрасль)? |
Объясняем и проясняем
| На английском | На русском |
|---|---|
| I am writing to explain … | Пишу, чтобы объяснить… |
| I would like to clarify certain points regarding …I wanted to clarify the …I just wanted to clarify … | Я бы хотел(а) уточнить некоторые моменты, касающиеся… |
| Allow me to explain the … | Позвольте мне объяснить… |
| Please let me know if I can provide further clarification on the report’s findings | Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу предоставить дополнительные разъяснения по выводам отчёта |
Основная часть электронного письма
Основная часть электронного письма должна быть ясной, чёткой, краткой. Не нужно давать никаких лишних деталей и делать отступления. Скорости современного мира диктуют писать максимально кратко, так как это повышает вероятность более внимательного прочтения письма.
Используйте такой современный метод, как ChatGPT для составления текста, но советую всё же перечитать и скорректировать под ситуацию стиль письма и уточнить в поисковой системе использование непонятных или незнакомых фраз. В конце концов, качество ответа ИИ зависит от использованного вами промпта.
Заключительная часть письма
В заключительной части письма обычно размещается просьба или другие предложения. Чего вы ждёте от адресата? Может, вы сами хотите извиниться, предложить помощь или выразить надежду на скорую встречу? Рассмотрим разные случаи.
Просьба к действию
| На английском | На русском |
|---|---|
| I look forward to hearing from you | С нетерпением жду вашего ответа |
| Looking forward to your message | Жду сообщения от вас |
| Looking forward to your reply | Жду ответа от вас |
| Would you kindly … | Будьте любезны… |
| We would appreciate it if you would … | Мы были бы признательны, если вы… |
| Please do not hesitate to contact me if you need any further assistance | Пожалуйста, не стесняйтесь попросить о дополнительной помощи |
| I would be grateful if this matter could be resolved … | Буду признателен, если этот вопрос разрешится… |
| I would appreciate further information on … | Буду признателен за дополнительную информацию о… |
| I would be grateful for further advice | Буду признателен за совет |
| I would be grateful if you could send me … | Буду признателен, если вы пришлёте мне… |
Предложение или совет
| На английском | На русском |
|---|---|
| In response to … may we suggest that you contact … | В ответ на ваш запрос… предлагаем вам связаться с… |
| With regard to your enquiry about … we advise you to … | В ответ на ваш запрос о… рекомендуем вам… |
| We would like to advise all our customers to … | Мы рекомендуем всем клиентам… |
Вложения
В тексте письма необходимо упомянуть обо всех вложениях, отправляемых вами.
Please find attached… — распространённая фраза, которая считается слишком формальной в английском языке. Предлагаем ещё несколько вариантов на выбор.
| На английском | На русском |
|---|---|
| The requested document is attached to this email | Запрошенный документ приложен к этому письму |
| Relevant information is in the attached file | Соответствующая информация находится в прикреплённом файле |
| I’ve attached …Please find enclosed …Enclosed please find …Enclosed is a …Enclosed are …I am enclosing a …I have pleasure in enclosing … | Я приложил…Во вложении… |
| You’ll find the attachment below | Вы найдёте вложение ниже |
| Please see the enclosed … | Пожалуйста, посмотрите приложенный… |
Извинения
| На английском | На русском |
|---|---|
| Please accept our apologies for this misunderstanding | Пожалуйста, примите наши извинения за это недоразумение |
| We apologise for our mistake and we would like to take this opportunity to assure you that it will not happen again. (британский вариант) | Мы приносим извинения за нашу ошибку и хотели бы воспользоваться этой возможностью, чтобы заверить вас, что она больше не повторится |
| We hope that this misunderstanding has not caused you too much inconvenience | Надеемся, что это недоразумение не причинило вам слишком много неудобств |
| We sincerely apologize for any inconvenience caused by this misunderstanding. Rest assured, we are taking steps to ensure it does not happen again. (американский вариант) | Приносим искренние извинения за любые неудобства, вызванные этим недоразумением. Будьте уверены, мы принимаем меры, чтобы подобное не повторилось |
| Please accept our apologies for any inconvenience this may have caused. We are committed to making sure that this does not recur in the future. (американский вариант) | Пожалуйста, примите наши извинения за возможные неудобства. Мы стремимся сделать так, чтобы подобное не повторилось в будущем |
Предложение помощи
| На английском | На русском |
|---|---|
| Please do not hesitate to contact me if I can be of further assistance | Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если я могу оказать дополнительную помощь |
| If you would like any more information, please do not hesitate to contact me on… | Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по… |
| Please feel free to contact me again if I can be of further assistance | Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне снова, если я могу оказать дополнительную помощь |
| Feel free to reach out if there’s anything else I can assist you with. (американский вариант) | Не стесняйтесь обращаться, если я могу вам чем-то ещё помочь |
| Please don’t hesitate to contact me if you need any further help | Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная помощь |
Надежда на скорую встречу
| На английском | На русском |
|---|---|
| I look forward to seeing you on…I look forward to meeting you on… | Я с нетерпением жду встречи с вами на… |
| I would be delighted to arrange a meeting with you | Буду рад организовать с вами встречу |
| I look forward to the opportunity to meet in person soon | Я с нетерпением жду возможности встретиться лично в ближайшее время |
Выражение срочности
| На английском | На русском |
|---|---|
| As this matter is now urgent, we would appreciate a prompt reply | Поскольку этот вопрос сейчас срочный, мы будем признательны за скорейший ответ |
| We look forward to hearing from you at your earliest convenience | Мы с нетерпением ждём вашего ответа при первой возможности |
Подпись
В английском языке довольно много завершающих конструкций, чтобы выразить своё уважение к собеседнику. Сегодня эти конструкции максимально упрощены в электронных письмах.
Yours faithfully (если вы обращались к адресату Dear Sir / Dear Madam),
Yours sincerely (если вы обращались к адресату Dear Mr.Smith),
Kind regards,
Best wishes,
Warm wishes,
Sincerely,
Regards,
Best regards,
Thanks.
После завершающей фразы указываются имя и контакты. Сначала пишется имя, потом фамилия. Mr, Mrs или Ms указывать необязательно.
Если вы пишете от лица компании, то после имени и фамилии принято ставить должность, а под ней название компании. Следующей строкой указывают почту, телефон, ссылки на социальные сети.
На самом деле, вступительная, основная и заключительная части email могут сливаться и выражаться буквально парой предложений и подписью.
Мы рассмотрели основные моменты, которые помогут вам грамотно написать электронное письмо делового стиля. Неформальные email-сообщения, хотя и имеют свои особенности, пишутся в свободной форме и допускают употребление сленга и разного рода сокращений.
Лайфхак от языкового коуча
За годы преподавания, репетиторства и языкового коучинга я убедилась, что написание делового письма у многих вызывает затруднения. И это неспроста, ведь тема деловой переписки на английском очень глубока и обширна. Открою секрет: в каждой международной компании приняты свои нормы переписки. В одних это неофициальные письма, в других — наоборот, всё очень серьёзно и формально.
У меня была история, когда клиентка перешла из компании в компанию в той же должности, в той же сфере, однако на новом месте работы требовался язык на уровень выше.
Иными словами, ваш стиль деловой переписки должен соответствовать компании, в которой вы работаете. Держите лайфхак от языкового коуча:
- Приглядитесь к письмам вашего руководителя или другого должностного лица, которое стоит выше вас в компании. Выберите человека, стиль писем которого вам нравится.
- Составьте банк часто употребляемых фраз.
- Используйте их в своих email.
Надеюсь, этот конструктор писем оказался для вас полезным. Желаю успехов в деловой переписке!
